Belangrijke documenten bewaren bij overstroming

1. Begin met een documentinventaris

Maak een lijst van alle documenten die je nodig kunt hebben: paspoorten, ID-kaarten, rijbewijzen, zorgpassen, hypotheekpapieren, huurcontracten, verzekeringspolissen, diploma’s, medische dossiers, geboorte- en huwelijksaktes, belastingaangiftes. Vergeet digitale licenties en wachtwoorden niet. Noteer waar het origineel zich bevindt en of er kopieën bestaan.

Gebruik een spreadsheet of een beveiligde app en deel de inventaris met je partner. Print tevens een verkorte versie voor je noodmap. Dit vormt de basis voor je evacuatieplan.

2. Fysieke bescherming tegen water en vuur

Bewaar originele documenten in een brandwerende en waterdichte kluis (UL 350-rated, minimaal 30 minuten). Heb je geen kluis? Gebruik dan een waterdichte map gecombineerd met een stevige koffer die hoog staat, bijvoorbeeld op de bovenste verdieping. Plaats silica zakjes om vocht te absorberen.

Maak papieren kopieën en lamineer ze of plaats ze in zipbags. Deze kopieën leg je in je noodmap, zodat je tijdens een evacuatie niet aan de kluis hoeft te denken.

3. Digitale back-ups en versleuteling

Scan alle documenten in hoge resolutie en sla ze op in een versleutelde cloudmap (bijvoorbeeld iCloud, OneDrive of Nextcloud met end-to-end encryptie). Gebruik logische mappen en bestandsnamen (2025-Polis-Inboedel.pdf). Deel de map met vertrouwde familieleden voor het geval jij geen toegang hebt.

Maak bovendien een offline back-up op een versleutelde USB-stick. Bewaar de stick in je go-bag. Gebruik een wachtwoordmanager voor online accounts en noteer een noodwachtwoord dat je in een verzegelde envelop stopt.

4. Juridische en financiële documenten

Schep overzicht voor verzekeringsclaims en financiële steun:

• Inboedel- en opstalverzekering met polisnummer en noodnummer
• Foto’s of video’s van je huis als bewijs voor de staat vóór de ramp
• Hypotheek- of huurcontracten en contactgegevens van verhuurder/bank
• Belastingdocumenten en loonstrookjes als bewijs van inkomen

Plaats een kopie van je inventaris in de cloud en één in een waterdichte map. Tijdens het herstelproces neem je deze map mee naar gesprekken met verzekeraars of gemeenten.

5. Medische informatie en contacten

Leg een medische fiche aan voor elk gezinslid: bloedgroep, allergieën, medicatielijst, huisarts, specialist, apotheek en verzekeringsgegevens. Voeg kopieën van receptbriefjes toe; zo kun je medicijnen opnieuw aanvragen als je voorraad beschadigd raakt.

Bewaar ook noodcontacten: familie, buren, werkgever, gemeente. Print de lijst en plak hem in je crisisplan. Digitaal sla je dezelfde lijst op in je telefoon en in de cloud.

6. Documenten klaar voor evacuatie

Maak een compacte documentmap (A5-formaat) met daarin:

• Kopie identiteitsbewijzen
• Polisoverzicht + contactnummers
• Medische fiches en medicijnlijst
• USB-stick met versleutelde scans
• Contant geld en noodcreditcard

Bewaar deze map in de bovenste laag van je go-bag. Tijdens een nachtelijke evacuatie wil je niet graven naar papieren.

7. Documenten gebruiken tijdens herstel

Na een overstroming moet je schade melden, tijdelijke huisvesting aanvragen en misschien nieuwe identiteitsbewijzen regelen. Gebruik je map als checklist: zodra je een instantie belt, noteer je datum, tijd en contactpersoon. Voeg foto’s van de schade toe (op papier of digitaal) voor een compleet dossier.

Bewaar ook een dagboek waarin je kosten en uren bijhoudt. Dit kan later helpen bij claims voor immateriële schade of bij het aanvragen van noodfondsen van bijvoorbeeld het Nationaal Rampenfonds.

8. Onderhoud en periodieke controle

Documenten veranderen: nieuwe baan, nieuw huis, geboorte van een kind. Plan daarom twee keer per jaar een controle. Werk je inventaris bij, vervang verlopen paspoorten en update wachtwoorden. Combineer dit moment met het updaten van je voedselvoorraad en wateropslag.

Maak tot slot een checklist met vervaldatums (paspoort, rijbewijs, verzekeringen) en hang deze binnenin een kast. Stel digitale herinneringen in zodat je nooit verrast wordt.